Praktische zaken

Praktische zaken

Wat moet je weten voor een activiteit?

Ontvangst en faciliteiten

Tijdens weekdagen:

De aankomst kan vanaf 30 minuten voor de start van de activiteit bij The Shelter. We vragen om ten laatste 10 minuten voor de start aanwezig te zijn.  

De faciliteiten zijn beschikbaar zijn vanaf 30 minuten voor de start van de activiteit en tot maximum 30 minuten na een activiteit.

Voertuigen kunnen bij aankomst binnenrijden en geparkeerd worden op de parking van The Shelter.

Tijdens het weekend:

Indien de reservatie tijdens de namiddag (13u of 16u) op zaterdag of zondag doorgaat, kan je vanaf 12u terecht voor het gebruik van de faciliteiten en een drankje op het terras van The Shelter.

Voertuigen kunnen bij aankomst binnenrijden en geparkeerd worden op de parking van The Shelter.

Activiteiten met kinderen

Kinderen (-18 jaar) moeten steeds vergezeld zijn door minstens 1 volwassene die hen begeleidt tijdens de volledige activiteit.

Voor verjaardagsfeestjes vragen we minimum 1 volwassene per 10 kinderen maar minstens 2 volwassenen voor de hele groep.

Voor scholen vragen we dat er minstens 1 volwassen begeleider per 15 kinderen aanwezig is om de activiteit te begeleiden en minstens 2 volwassenen voor de gehele groep.

Begeleiding op het water

Tijdens de afvaarten is er standaard geen begeleiding van The Shelter aanwezig op het water. Dit met uitzondering van de afvaart per kano tot het centrum van Leuven en tot Wilsele, die steeds onder begeleiding van een gids op het water gebeurd. 

Bij elke afvaart wordt er aan het startpunt uitleg gegeven over het traject en het afvaren van de Dijle of de Demer per kano, SUP of vlot. De deelnemers ontvangen dan het nodige materiaal en worden op het water gezet.

Aan het eindpunt helpen de begeleiders bij het uitstappen, verzamelen zij het gebruikte materiaal en laden ze dit op voor de terugkeer. 

Ze leggen ook de terugkeer uit aan de deelnemers naar het startpunt of geven directies over daaropvolgende activiteiten. 

Indien je toch graag een begeleider van The Shelter op het water wenst, kan je dit doorgeven bij reservatie. Vermeld dit bij opmerkingen. 

Een begeleider op het water: € 70,00 per groep

Materiaal van The Shelter

Het nodige materiaal wordt steeds voorzien door The Shelter. Dit materiaal wordt uitgedeeld aan het begin van de activiteit en teruggegeven na de activiteit.

Bij schade of verlies van materiaal moet dit gemeld worden aan de begeleiders van The Shelter.

Bij schade of verlies worden er kosten aangerekend, afhankelijk van het verloren materiaal of de gemaakte schade. Het bedrag is afhankelijk van het materiaal. (Zie ook algemene voorwaarden: aansprakelijkheid.)

Doorgeven aantal deelnemers

Elke groep bestaat uit een minimum aantal deelnemers.

Bij aanvraag van de activiteit meer dan 10 dagen voor de geplande activiteit wordt er een geschat aantal deelnemers doorgegeven. Hierna wordt 10 dagen voor de geplande activiteit het exacte aantal deelnemers doorgegeven. Op basis van dit aantal wordt de afrekening gemaakt.

Bij aanvraag van de activiteit vanaf of binnen de 10 dagen voor aanvang van de activiteit, wordt direct het exacte aantal deelnemers doorgegeven. Op basis van dit aantal wordt de afrekening gemaakt. 

Het is mogelijk om last minute deelnemers toe te voegen aan je reservatie. Geef dit zo snel mogelijk door zodat er door ons kan gekeken worden of er die dag nog beschikbaarheid is voor extra deelnemers. 

Voor het last minute annuleren van deelnemers kan je meer informatie vinden in de algemene voorwaarden.

 

 

Verjaardagsfeestjes

The Shelter is de overkoepelende organisatie van de verjaardagsfeestjes. De begeleiders van The Shelter staan in voor het goede verloop van de gekozen activiteiten. Jullie (ouders, vrienden, ...) staan zelf in voor het toezicht en de begeleiding van de kinderen.

Scholen

The Shelter is de overkoepelende organisator van de activiteit. De begeleiders van The Shelter staan in voor het goede verloop van de activiteit maar zijn er niet om toezicht te houden op de leerlingen.  De begeleidende leerkrachten zijn steeds verantwoordelijk voor de goede begeleiding en ondersteuning van de leerlingen tijdens de hele activiteit.

Maaltijden

Het is mogelijk om in combinatie met een activiteit voor een maaltijd te kiezen tijdens het weekend of op feestdagen. Je kan deze maaltijd zowel voor als na je activiteit reserveren. 

Maaltijden zijn mogelijk voor groepen vanaf 10 personen.

Een maaltijd kan enkel gekozen worden indien men deelneemt aan een activiteit. 

Indien je een activiteit en maaltijd reserveert in het weekend tijdens de openingsuren van het café en terras, wordt een extra kost enkel aangerekend indien het over groepen groter dan 20 personen gaat. 

Prijs gebruik accommodatie en bediening tijdens het weekend vanaf 20 personen: 

Prijs per groep: € 145,00

 

Deze prijs is niet geldig voor bedrijven. Meer informatie voor bedrijven vind je hier.

Wat moet ik zelf meebrengen voor een activiteit?

Te voorzien materiaal en persoonlijke spullen

Afhankelijk van de gekozen activiteit en de weersomstandigheden moet je een aantal zaken voorzien voor, tijdens of na de activiteit. Dit wordt doorgegeven bij reservatie van de activiteit.

Algemene zaken:

- Reservekledij en reserveschoenen voor na de activiteit
- Materiaal of kledij tegen slecht weer
- Zonnecrème bij goed weer
- Vastzittend en waterbestendig schoeisel

Elektronische apparaten en waardevolle spullen zoals portefeuille, GSM en sleutels kunnen worden meegenomen maar het is ten zeerste aangeraden om deze veilig op te bergen of achter te laten aan The Shelter tijdens de activiteit.

Materiaal kan achterblijven bij The Shelter of indien gewenst vervoerd worden naar het eindpunt van de activiteit (bijvoorbeeld bij afvaarten).

Tijdens de activiteit wordt aangeraden zo weinig mogelijk materiaal mee te nemen. Materiaal dat je toch nodig hebt tijdens de activiteit (regenjas, medicijnen, water, snacks, bril ..) kunnen op een aangepaste manier meegenomen worden.

We beschikken over waterdichte tonnen en zakken om materiaal veilig en droog mee te nemen.

Elke persoon is verantwoordelijk voor zijn eigen materiaal. Zelfs met aangepast verpakmateriaal kunnen wij als organisatie niet garanderen dat er niets gebeurd met het meegenomen materiaal. Persoonlijk materiaal wordt niet vergoed bij verlies of schade tijdens de activiteit.

Algemene voorwaarden

RESERVATIE:

Tijdens uw aanvraag nemen wij uw reservatie in optie en bezorgen we u na akkoord een inschrijvingsformulier. De reservatie is pas geldig na ontvangst van het ondertekende formulier en de betaling van een voorschot van 50% van het totaal bedrag.

De betaling van het voorschot op onze bankrekening  moet gebeuren ten laatste 14 dagen na aanvraag voor reservatie. Het saldo dient betaald te zijn ten laatste 7 dagen voor aanvang van de activiteit. Deze voorwaarden zijn geldig tenzij anders gecommuniceerd bij reservatie.

BNP PARIBAS FORTIS: 001-5376704-70
IBAN: BE60001537670470
BIC/SWIFT: GEBABEBB

PRIJZEN:

In onze prijzen zijn, afhankelijk van de gekozen formule de begeleiding, het gebruik van de terreinen en accommodatie, de speciale materialen, de administratie, de organisatie en de BTW inbegrepen. Vervoer, verzekering en maaltijden zijn tenzij anders vermeld niet inbegrepen in de prijs.

ANNULATIE DOOR DE DEELNEMER:

Volledige annulatie van uw reservatie is uitsluitend mogelijk tot 14 dagen voor het begin van de activiteit.

Indien minder dan 14 dagen voor aanvang van de activiteit de volledige reservatie geannuleerd wordt, wordt 50% van het bedrag terugbetaald. Bij volledige annulering minder dan 7 dagen vooraf ontvangt u géén terugbetaling.

Deze opsomming is niet limitatief en dient ter compensatie van de door ons gemaakte kosten en winstderving.

Indien een deelnemer van een activiteit door omstandigheden verhinderd is om deel te nemen, kan het bedrag van de activiteit terugbetaald worden onder volgende voorwaarden: 1. Bij reservatie werd gekozen voor de prijs inclusief No-Show Garantie. 2. Het aantal geannuleerde deelnemers bedraagt maximum 10% van het ingeschreven aantal deelnemers (afgrond in het voordeel van de klant). Indien meer wordt er voor het maximumbedrag tot 10% terugbetaald.  3. Het minimum aantal betalende deelnemers blijft behouden. 4. Niet van toepassing op maaltijden/feestpakket. (enkel van toepassing voor particulieren en verenigingen)

U kunt zich ook laten vervangen door iemand anders, dan gelden deze annulatie voorwaarden niet.

ANNULATIE DOOR A-WORX NV/THE SHELTER:

Indien de activiteit door overmacht, veiligheidsredenen of extreem slechte weersomstandigheden geen doorgang vindt,  wordt in overleg met de deelnemers een andere datum gekozen. A-WORX NV/The Shelter behoudt zich ook het recht om de activiteit op de dag van uitvoering om bovenstaande redenen te veranderen en zelfs geheel of gedeeltelijk te annuleren, en dit zonder dat de klant aanspraak kan maken op een prijsvermindering of schadevergoeding.

VERZEKERINGEN:

Burgerlijke aansprakelijkheid:

A-WORX NV/The Shelter is verzekerd voor zijn burgerlijke aansprakelijkheid als organisator, sportmonitor en verhuurder van materiaal. De eventuele aansprakelijkheid van A-WORX NV/The Shelter is steeds beperkt tot de dekking voorzien in de door haar afgesloten verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De burgerlijke aansprakelijkheid tussen de deelnemers onderling is niet gedekt.

Persoonlijke ongevallen:

Deze verzekering is ten laste van de deelnemers zelf.

AANSPRAKELIJKHEID:

Zowel A-WORX NV/The Shelter als al hun begeleiders en medewerkers, kunnen onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden voor lichamelijk en/of geestelijk letsel, stoffelijke schade, diefstal of verlies berokkend aan deelnemers door deelnemers of derden, opgelopen door tijdens of na deelname aan onze activiteiten.

Zij kunnen ook niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet naleven door de deelnemers van de veiligheidsvoorschriften en onderrichtingen door ons gegeven.

Voorgaande afspraken gelden ook voor diensten geleverd door tussenpersonen voor zover deze verantwoordelijkheid niet anders geregeld is door de wetgeving.

Al het materiaal dat voor de activiteit door ons ter beschikking gesteld wordt en door toedoen van de deelnemers beschadigd of verloren geraakt zal door ons in rekening gebracht worden aan de deelnemers.

Alle lichamelijke ongemakken (ziekte, handicap, allergie, enz.…) die een invloed kunnen hebben op het uitoefenen van de gekozen activiteiten of sporten dienen vooraf schriftelijk te worden gemeld.

Indien je gekozen hebt voor een activiteit in, op of rond het water en u kan niet zwemmen, dient u ons hiervan op voorhand schriftelijk op de hoogte te brengen.

Indien bij schadegeval of ongeval blijkt dat de deelnemer onder invloed is van alcohol, drugs of zware medicatie, dan is deze deelnemer alleen en exclusief aansprakelijk voor de schade en/of het ongeval en alle gevolgen daaraan verbonden.

Minderjarige deelnemers (<18) mogen alleen met schriftelijke toestemming van ouder, voogd, of aangestelde begeleider, aan de activiteit deelnemen.

Tijdens onze activiteiten zullen we de deelnemer motiveren en stimuleren om nieuwe dingen te proberen.

Deelnemers zijn niet verplicht oefeningen/hindernissen die in hun ogen onmogelijk te nemen zijn uit te voeren of te overschrijden. Als je bepaalde oefeningen niet wil uitvoeren laat het ons gewoon weten.

RESPECT VOOR ONZE OMGEVING:

Iedereen die deel neemt aan onze activiteiten dient het nodige respect op te brengen voor de natuur, onze omgeving en alle bewoners. Deelnemers die deze regel niet respecteren kunnen door ons geweigerd worden.

AFSPRAKEN VOOR EEN GOED VERLOOP:

Alle deelnemers verbinden zich er toe de regels en richtlijnen van onze organisatie en zijn begeleiders te volgen.

Deelnemers kunnen bij ernstige overtredingen van onze afspraken door onze organisatie of begeleiders uitgesloten worden, zonder dat zij aanspraak kunnen maken op enige vorm van schadevergoeding.

Minderjarigen moeten verplicht begeleid worden door minimum 1 volwassen begeleider.

GESCHILLEN:

Alle geschillen tussen A-WORX NV/The Shelter en onze klanten behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken te Leuven. Enkel de Belgische wetgeving is van toepassing.

The Shelter
Stationsstraat 13
3060 Korbeek-Dijle

info@theshelter.be
T 016 48 75 71

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

x